Procédure de Whistleblowing

Collaborateurs : toute personne agissant au nom et/ou pour le compte de la Société sur la base d’un mandat ou d’un autre type de collaboration (exemples non exhaustifs : promoteurs financiers, stagiaires, travailleurs sous contrat ou en mission temporaire).

Consultants : personnes fournissant des services à l’entreprise dans le cadre d’une relation contractuelle.

G.D.P.R. : Règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles.

D. Lgs. 231/01 ou Décret : Décret législatif du 8 juin 2001, n. 231, relatif à la “Responsabilité administrative des personnes morales, des sociétés et des associations, même sans personnalité juridique”, ainsi que ses modifications et ajouts ultérieurs.

Destinataires du Code d’éthique : associés, membres des organes sociaux, employés et toute personne externe à la Société opérant directement ou indirectement pour STRAHL SRL ou avec STRAHL SRL (ex. collaborateurs, consultants, fournisseurs, clients).

Destinataires : membres des organes sociaux, société d’audit, employés et toute personne opérant pour STRAHL SRL, bien que ne relevant pas de la catégorie des employés, et étant sous la direction et le contrôle de la Société (ex. promoteurs financiers, stagiaires, travailleurs sous contrat ou en mission temporaire).

Travailleurs subordonnés ou employés : tous les salariés de la Société (employés de premier, deuxième et troisième niveau, cadres, dirigeants).

Loi 146/2006 : Loi du 16 mars 2006 n. 146 (Ratification et exécution de la Convention et des Protocoles des Nations Unies contre la criminalité transnationale organisée, adoptés par l’Assemblée générale le 15 novembre 2000 et le 31 mai 2001).

Signalement : toute information relative à des infractions présumées, irrégularités, violations, comportements répréhensibles ou toute pratique non conforme aux dispositions du Code d’éthique et/ou du Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle.

Signalement anonyme : lorsque l’identité du lanceur d’alerte n’est ni explicitée ni identifiable.

Signalement ouvert : lorsque le lanceur d’alerte signale ouvertement un problème sans restriction de confidentialité.

Signalement confidentiel : lorsque l’identité du lanceur d’alerte n’est pas révélée, mais peut être déterminée dans des cas spécifiques.

Signalement de mauvaise foi : signalement effectué dans le seul but de nuire ou de porter préjudice à un destinataire du Code d’éthique et/ou du Modèle. Toute déclaration mensongère faite intentionnellement ou par négligence grave est considérée infondée.

Société : STRAHL SRL.

Lanceurs d’alerte : destinataires du Code d’éthique et/ou du Modèle, ainsi que toute autre personne entretenant une relation avec la Société et souhaitant effectuer un signalement.

Personnes signalées : destinataires du Code d’éthique et/ou du Modèle ayant commis des infractions présumées, irrégularités, violations ou pratiques non conformes aux normes établies.

Tiers : contreparties contractuelles de STRAHL SRL, tant personnes physiques que morales (ex. fournisseurs, consultants) engagées dans une collaboration réglementée avec l’entreprise.

Subordonnés : personnes soumises à la direction ou à la surveillance d’un responsable hiérarchique conformément à l’article 5, alinéa 1, lettre b) du Décret.

Cette procédure vise à établir des canaux d’information clairs et identifiés, garantissant la réception, l’analyse et le traitement des signalements – ouverts, anonymes et confidentiels – concernant des conduites illicites présumées.

Elle vise également à :

•Garantir la confidentialité des données personnelles du lanceur d’alerte et du présumé responsable, tout en respectant les règles encadrant les enquêtes et procédures disciplinaires.

•Protéger le lanceur d’alerte contre toute mesure de rétorsion ou discrimination directe ou indirecte.

•Assurer un canal de signalement indépendant et autonome.

Cette procédure s’applique aux destinataires du Modèle et/ou du Code d’éthique, à savoir :

•Associés

•Membres du Conseil d’administration

•Membres du Collège des Commissaires aux comptes

•Employés

•Société d’audit

•Personnes travaillant pour STRAHL SRL sous une forme contractuelle autre que le salariat (ex. stagiaires, travailleurs indépendants, travailleurs temporaires)

•Partenaires externes opérant de manière stable pour STRAHL SRL (ex. fournisseurs stratégiques, consultants).

La presente procedura è approvata dal Consiglio di Amministrazione della Società che ha anche la responsabilità di aggiornarla ed integrarla.

È accessibile: dal sito internet della società e dal portale paghe raggiungibile da ogni dipendente.

Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni ed integrazioni
successive della procedura.

Le persone coinvolte nella presente procedura operano nel rispetto del sistema normativo,
organizzativo e dei poteri e delle deleghe interne e sono tenute ad operare in conformità con le
normative di legge ed i regolamenti vigenti e nel rispetto dei principi di seguito riportati.

CONOSCENZA E CONSAPEVOLEZZA – la presente procedura di segnalazione rappresenta un
elemento fondamentale al fine di garantire piena consapevolezza per un efficace presidio dei rischi e
delle loro interrelazioni e per orientare i mutamenti della strategia e del contesto organizzativo.

GARANZIA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI E TUTELA DEL SOGGETTO
SEGNALANTE E DEL SEGNALATO – Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le
segnalazioni e ogni altro soggetto coinvolto nel processo di gestione delle segnalazioni, sono tenuti a
garantire la massima riservatezza sui fatti segnalati, sull’identità del segnalato e del segnalante che è
opportunamente tutelato da condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali.

PROTEZIONE DEL SOGGETTO SEGNALATO DALLE SEGNALAZIONI IN “MALAFEDE” –
Tutti i soggetti sono tenuti al rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno. A tal
fine, è fatto obbligo al soggetto segnalante dichiarare se ha un interesse privato collegato alla
segnalazione. Più in generale, la Società garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in
“malafede”, censurando simili condotte ed informando che le segnalazioni inviate allo scopo di
danneggiare o altrimenti recare pregiudizio nonché ogni altra forma di abuso del presente documento
sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti.

IMPARZIALITÀ, AUTONOMIA E INDIPENDENZA DI GIUDIZIO – Tutti i soggetti che ricevono,
esaminano e valutano le segnalazioni sono in possesso di requisiti morali e professionali e assicurano
il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza e la dovuta obiettività, competenza e
diligenza nello svolgimento delle loro attività.

Le système de signalement peut être activé par les personnes suivantes :

•Travailleurs salariés (quelle que soit la nature de leur contrat), intégrés dans l’organisation de l’entreprise, y compris sous des formes autres que le contrat de travail subordonné.

•Membres des organes sociaux (ex. conseil d’administration, comité de surveillance, etc.).

• Tiers ayant une relation commerciale stable avec la Société, notamment :

• Collaborateurs réguliers

• Fournisseurs stratégiques

L’objet du signalement est la commission ou la tentative de commission d’une infraction prévue par le Décret législatif 231/2001, ou encore la violation ou le contournement des valeurs éthiques et des règles de conduite de la Société, dont le lanceur d’alerte a eu connaissance dans le cadre de ses fonctions.

Les signalements peuvent concerner, à titre d’exemple et sans exhaustivité :

• Infractions relevant du champ d’application des actes de l’Union européenne, notamment :

• Marchés publics

• Services, produits et marchés financiers

• Prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme

• Sécurité et conformité des produits

• Sécurité des transports

• Protection de l’environnement

• Radioprotection et sécurité nucléaire

• Sécurité alimentaire et santé animale

• Santé publique

• Protection des consommateurs

• Respect de la vie privée et protection des données personnelles

• Sécurité des réseaux et des systèmes d’information

• Actes ou omissions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne

•Actes ou omissions affectant le marché intérieur (ex. infractions aux règles de concurrence ou aux aides d’État)

• Violations des réglementations sur la protection des travailleurs, y compris les normes de sécurité au travail

• Infractions présumées relevant du Décret législatif 231/2001

Critères de recevabilité d’un signalement

Seuls sont pris en considération les signalements portant sur des faits directement constatés par le lanceur d’alerte. Les rumeurs ou suppositions ne sont pas recevables.

Par ailleurs, un signalement ne doit pas être utilisé pour :

❌ Exprimer des réclamations personnelles

❌ Régler des conflits individuels liés à une relation de travail ou de collaboration

❌ Obtenir des représailles contre un collègue ou un supérieur hiérarchique

Dans ces cas, il convient de suivre les procédures internes applicables aux relations professionnelles.

8.1. Signalement

Signalements internes

Un lanceur d’alerte ayant des motifs raisonnables de soupçonner qu’une violation des dispositions énumérées au paragraphe 7 s’est produite ou pourrait se produire peut effectuer un signalement par les moyens suivants :

•Signalement via le portail en ligne (CANAL PRÉFÉRENTIEL) en suivant ce lien :

https://audit.segnalazioni-pmi.it/

La plainte doit être adressée à PERDIECI HOLDING, en précisant que l’entreprise concernée par le signalement est STRAHL SRL.

•Boîte à signalements située au siège social de l’entreprise ou envoi d’un courrier recommandé adressé au Responsable de la gestion des signalements Whistleblowing.

Les signalements doivent être détaillés et fondés sur des éléments précis et concordants, en rapport avec des faits directement constatés par le lanceur d’alerte. Ils doivent contenir toutes les informations nécessaires pour identifier les auteurs de la violation présumée.

Éléments à inclure dans le signalement :

•Détails des faits (ex. date, lieu) et toute information ou preuve pouvant attester la véracité du signalement.

•Identité ou autres éléments permettant d’identifier l’auteur présumé de la violation.

•Identité de témoins potentiels pouvant apporter des précisions sur les faits signalés.

•Intérêts personnels éventuels liés au signalement.

Bien que l’entreprise privilégie les signalements non anonymes, les signalements anonymes sont acceptés à condition qu’ils soient suffisamment détaillés et permettent d’identifier des faits concrets.

Ils seront pris en compte uniquement s’ils ne sont pas manifestement infondés ou insuffisamment circonstanciés.

Un modèle de formulaire de signalement (MD 01 – Modulo di segnalazione WB ODV) est mis à disposition sur le serveur interne et en annexe de cette procédure.

Dès réception du signalement, le lanceur d’alerte sera informé par les personnes en charge de sa gestion :

• de la prise en charge de son signalement

• si des informations complémentaires sont nécessaires

• de la clôture de la procédure

Le lanceur d’alerte pourra également demander une mise à jour sur l’état d’avancement de son signalement et fournir des éléments supplémentaires en cas d’évolution de la situation.

Signalements externes

Le Décret 24/2023 prévoit un canal de signalement externe géré par l’ANAC (Autorité nationale anticorruption), lorsque les canaux internes ne sont pas accessibles ou ne garantissent pas un traitement conforme aux exigences légales.

L’accès au canal externe de l’ANAC est possible dans les cas suivants :

1.Absence de canal interne obligatoire dans le cadre professionnel du lanceur d’alerte.

2.Aucune suite n’a été donnée à un signalement interne précédemment effectué.

3.Risque avéré de représailles en cas de signalement interne.

4. Violation représentant un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général.

L’ANAC est tenue :

• d’accuser réception du signalement dans un délai de 7 jours

• de mener une enquête et de répondre au lanceur d’alerte sous 3 à 6 mois

•d’orienter le signalement vers l’autorité compétente en cas de violation dépassant son champ d’action

Divulgation publique

En dernier recours, la loi prévoit la possibilité d’une divulgation publique des infractions via la presse ou des médias numériques accessibles au grand public.

Le lanceur d’alerte peut opter pour cette solution et bénéficier de la protection du décret uniquement s’il :

• a déjà effectué un signalement interne et externe sans résultat

• estime que la violation représente un danger immédiat pour l’intérêt public

• redoute des représailles ou une absence de suite efficace à son signalement externe

8.2. Examen et évaluation des signalements

Le gestionnaire des signalements est un expert externe indépendant, chargé d’assurer l’impartialité et la confidentialité du processus.

Il est responsable de :

•Recevoir et analyser les signalements

•Mener les enquêtes nécessaires, en collaboration avec un référent interne désigné

• S’appuyer sur des services internes ou consultants externes, si nécessaire

Processus de gestion d’un signalement :

1. Réception du signalement par le gestionnaire.

2.Enquête et analyse des faits, avec l’aide des services compétents de l’entreprise.

•Possibilité d’auditionner le lanceur d’alerte (s’il n’est pas anonyme) et les personnes impliquées.

•Prise de décisions sur la suite à donner au signalement (archivage, enquête disciplinaire, transmission aux autorités compétentes en cas d’infraction pénale).

Sanctions en cas de signalement abusif

Tout signalement fait dans l’intention de nuire ou contenant des fausses accusations délibérées expose son auteur à des sanctions disciplinaires et aux poursuites prévues par la loi.

Traçabilité et conservation des signalements

• Les documents électroniques sont stockés dans une plateforme sécurisée protégée par un accès restreint.

• Les documents papier sont archivés dans un lieu sécurisé, accessible uniquement aux personnes autorisées.

8.3. Communication avec le lanceur d’alerte

Le gestionnaire doit contacter le lanceur d’alerte dans les délais prévus par la réglementation européenne :

• Accusé de réception sous 7 jours

• Mise à jour sur l’enquête sous 90 jours

À la fin de l’enquête, un retour d’information sur les conclusions et le suivi donné au signalement sera communiqué au lanceur d’alerte.

8.4. Protection du lanceur d’alerte et du signalé

8.4.I. Protection du lanceur d’alerte

Conformément à la législation en vigueur, STRAHL SRL garantit :

• La confidentialité des informations contenues dans le signalement.

• L’interdiction de toute mesure de représailles ou discrimination à l’encontre du lanceur d’alerte.

•La non-divulgation de l’identité du lanceur d’alerte, sauf consentement explicite ou obligations légales (ex. enquête pénale).

Interdiction des représailles

Le lanceur d’alerte ne peut faire l’objet d’aucune sanction disciplinaire, rétrogradation, harcèlement ou toute autre mesure ayant pour effet de détériorer ses conditions de travail.

8.4.II. Protection du signalé

• La confidentialité du signalement s’applique également au présumé responsable de la violation.

•Aucune sanction disciplinaire ne peut être prise sans éléments objectifs et vérifiés.

Sanctions en cas de signalement abusif

Tout abus du dispositif (ex. dénonciation calomnieuse, intention de nuire, fausse accusation) entraînera des sanctions disciplinaires et pénales pour le lanceur d’alerte de mauvaise foi.

Cette procédure garantit un cadre sécurisé pour signaler les violations tout en protégeant les personnes impliquées, afin d’encourager une culture de transparence et d’éthique au sein de STRAHL SRL.

STRAHL SRL garantit la protection des données personnelles du lanceur d’alerte, de la personne signalée et de toute autre personne éventuellement impliquée, conformément aux dispositions du Règlement européen 2016/679 (G.D.P.R.).

Le responsable du traitement des données personnelles, au sens de l’article 4, paragraphe 7 du Règlement (UE) 2016/679, est identifié comme étant STRAHL SRL, qui détient la gestion des relations auxquelles ces données sont liées.

L’ensemble du personnel de l’entreprise est informé des finalités du traitement des données en cas de signalement, de ses droits et des modalités d’exercice de ces droits, via une notice d’information jointe aux formulaires de signalement.

Vous trouverez ci-joint le texte de l’avis de confidentialité.

• MD 01. Formulaire de signalement WB ODV

  MD 02. Gestion du signalement Whistleblowing

• Télécharger la procédure au format PDF

Modèle de Formulaire de Signalement à l’OdV

Signalement de la commission ou des tentatives de commission de l’un des délits prévus par le Décret législatif du 8 juin 2001, n. 231, relatif à la “Responsabilité administrative des personnes morales, des sociétés et des associations, même sans personnalité juridique, conformément à l’article 11 de la loi du 29 septembre 2000, n. 300”, ou encore d’une violation ou d’une contournement frauduleux du Modèle d’Organisation et de Gestion et/ou du Code d’éthique de STRAHL SRL.

AUTEUR DU COMPORTEMENT FAISANT L’OBJET DU SIGNALEMENT

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU COMPORTEMENT SIGNALÉ :

DONNÉES DU LANCEUR D’ALERTE (EN CAS DE SIGNALEMENT NON ANONYME)

• Nom :

• Prénom :

• Unité organisationnelle :

• Téléphone :

• E-mail :

• Date :

Signature :

Avis de confidentialité

STRAHL SRL, responsable du traitement des données personnelles, conformément au G.D.P.R., informe que vos données personnelles obtenues via ce signalement seront traitées exclusivement pour des finalités liées au respect des obligations du Décret législatif 231/2001, et seront utilisées et conservées principalement sous format papier.

La légitimité des signalements anonymes est reconnue, et la communication de vos données reste facultative. Un refus de les fournir n’aura aucune conséquence sur la validité de l’action menée par l’Organisme de Surveillance de STRAHL SRL (ci-après O.d.V.). Toutefois, le lanceur d’alerte reste personnellement responsable du contenu diffamatoire éventuel de ses déclarations. STRAHL SRL, par l’intermédiaire de son O.d.V., se réserve le droit de ne pas prendre en compte les signalements manifestement faits de mauvaise foi.

STRAHL SRL rappelle également que les données fournies doivent être pertinentes par rapport à l’objet du signalement. Ainsi, l’O.d.V. pourra ignorer les signalements concernant des comportements ou des personnes étrangères aux obligations du Décret législatif 231/2001.

Sauf obligation légale, vos données personnelles ne seront ni communiquées ni diffusées.

Droits du lanceur d’alerte en vertu du G.D.P.R.

En vertu du Règlement européen 2016/679, vous pouvez exercer les droits suivants :

•Obtenir des informations sur l’origine de vos données, les finalités et modalités du traitement, la logique appliquée en cas de traitement électronique, ainsi que l’identité du responsable du traitement et des tiers susceptibles d’accéder à ces données.

•Demander la mise à jour, la rectification, l’intégration ou la suppression de vos données, leur transformation en format anonyme ou leur blocage en cas de traitement illicite.

•Recevoir une confirmation de la communication de toute modification de vos données à des tiers concernés.

•Vous opposer, en tout ou en partie, pour des raisons légitimes au traitement de vos données personnelles, même si elles sont pertinentes pour l’objectif de la collecte.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter STRAHL SRL via l’adresse e-mail générale indiquée sur le site internet de l’entreprise.

Cliquez sur le bouton pour signaler une violation :

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